Het zijn voor atleten vervelende tijden, nu veel wedstrijden geen doorgang vinden door het coronavirus. Maar ook Race Directors houden er een paar slapeloze nachten aan over. Ryan Heisler – organisator van hardloopwedstrijden in Amerika, waaronder een recent afgelaste tien kilometer loop – legt in een artikel van Slowtwitch uit wat een dergelijke situatie betekent voor organisaties, hoe het financiële plaatje achter een evenement er uit ziet en waarom deelnemers soms niet zomaar hun inschrijfgeld terug kunnen krijgen.

De afgelopen weken veranderde het plan voor de tien kilometer loop die Heisler begin april organiseert constant. ,,We begonnen begin deze maand, toen de eerste COVID-19 besmetting in Connecticut bekend werd gemaakt, al met het aanpassen van de wedstrijd.” Maar Heisler hield hoop dat de wedstrijd – waar normaal gesproken 400 tot 550 hardlopers aan deelnemen – alsnog door kon gaan.

Negativiteit richting Race Directors 
Toen de Amerikaanse overheid recent bekend maakte dat evenementen met meer dan 250 mensen niet meer plaats zouden mogen vinden, zat er niets anders op dan de wedstrijd definitief af te blazen. Terwijl veel mensen begrip hebben voor de situatie, stromen er ook veel boze berichten binnen. ,,We zijn uiteraard niet de eerste Race Directors in deze situatie; je hoeft niet lang te zoeken om negativiteit te vinden richting een Race Director die het beste van een vervelende situatie probeert te maken. Ik zou graag de financiën uitleggen en antwoord geven op de vragen die veel mensen de komende maanden zullen stellen.”

Verzonken kosten en waarom ‘refunds’ niet mogelijk zijn
Heisler trapt zijn uitleg af met een reactie op de veelal gemaakte opmerking dat er simpelweg geen kosten meer zouden zijn als er geen wedstrijd is. ,,De meeste uitgaven worden al gedaan drie tot zes maanden voor het evenement”, legt hij uit. Zo benadrukt hij voor deze race dus vrijwel alle kosten al gemaakt te hebben. ,,Van de ongeveer 12.500 dollar aan inkomsten uit inschrijfgeld, hadden we al 12.400 dollar uitgegeven aan medailles, T-shirts, trofeeën, bus transport van het parkeerterrein naar de start, (sport)voeding, tijdregistratie en andere benodigdheden.”

Door de toenemende onzekerheden koos de organisatie er al eerder voor om de inschrijvingen te sluiten. Dat terwijl het juist vaak de laatste 100 tot 150 inschrijvingen zijn die de race het hardst nodig heeft. ,,Deze late inschrijvingen in de maand maart maken voor ons het verschil tussen quitte spelen en geld overhouden om aan het goede doel te doneren.” In het geval van deze wedstrijd werken de Race Directors op vrijwillige basis, maar normaal gesproken zouden zij zichzelf en werknemers inkomen hebben betaald.

Voor een vijf kilometer wedstrijd die Heisler organiseert – halverwege mei – zou de situatie anders kunnen zijn. ,,We geven geen geld meer uit aan dat evenement, totdat we zekerder zijn van de situatie en of het mogelijk is de race plaats te laten vinden. Dat is een race waarbij we – mocht het gecanceld worden – graag de lopers terug betalen.” Ook de lopers van de tien kilometer loop komt de Race Director tegemoet: ,,We hebben iedereen een 50 procent kortingscoupon aangeboden voor een toekomstig evenement.”

Uitstellen
,,Een wedstrijd uitstellen vraagt veel flexibiliteit van leveranciers”, gaat Heisler verder. Dat zit hem in drie zaken: timing, transport en locatie. ,,Wat betreft het transport, zouden we twee keer betaald moeten hebben. In het geval van de timing ben ik afhankelijk van hun agenda en of het bedrijf de mogelijkheid heeft om een nieuwe datum vast te leggen.” Tot slot is het allergrootste probleem de locatie, verklaart de Race Director: ,,Dit is waarschijnlijk ook het grootste obstakel voor een organisatie als Ironman of andere grote wedstrijden in de aankomende maanden; zouden hun ‘gaststeden’ ze toestaan om de wedstrijd te verplaatsen? Als het mogelijk is zal de wedstrijd worden uitgesteld. En anders is de kans groot dat je met een afgelasting te maken krijgt.”

Inschrijving omzetten naar een andere race
,,We hadden voorheen een flexibele ‘transfer’ policy”, vertelt Heisler. ,,Mensen konden op ieder moment mailen – tot zelfs zeven dagen voor een evenement – en hun inschrijving van het ene evenement overzetten naar het andere of naar de editie van volgend jaar.” Doordat dit veel werd misbruikt door mensen die last-minute besloten een andere wedstrijd te doen, besloot de organisatie hier mee te stoppen. ,,We kwamen er toen we gingen rekenen ook achter dat we tien dollar per wijziging verloren aan het opnieuw inkopen van benodigdheden.” Strenger worden was de enige optie: ,,We moesten geloven aan een ‘geen refunds, geen transfers, geen opschortingen en geen uitzonderingen’ policy.”

Logistieke nachtmerries
Het zijn vervelende dingen waar iedere Race Director wel een keer mee te maken krijgt en logistieke nachtmerries. ,,Wat begrip en vriendelijkheid helpen dan veel”, sluit Heisler af. ,,De meeste hardlopers zijn gelukkig ook heel begripvol geweest. Het is uiteindelijk voor ons allemaal een teleurstelling.”